Herausforderung und Chance für Kleinstunternehmen und gewerbliche Vermieter
Mit der bevorstehenden Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Geschäft ab dem 01.01.2025 stehen viele Unternehmer vor einer neuen Herausforderung. Vielleicht haben Sie bereits in der Presse davon gehört und das Thema zunächst beiseitegeschoben, in der Annahme, es gäbe noch genug Zeit. Doch besonders Kleinstunternehmen, Soloselbstständige und gewerbliche Vermieter sollten sich bereits jetzt damit auseinandersetzen. Dieser Blogbeitrag erklärt, was die E-Rechnung ist, wen sie betrifft und warum ein Dokumenten-Management-System (DMS) zukünftig unverzichtbar sein kann.
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Bekannte Formate sind beispielsweise die XRechnung, die als JSON-Datei mit XML-Anweisungen vorliegt, oder ZUGFeRD, eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Diese Formate ermöglichen eine digitale Auswertung und Verarbeitung der Rechnungsdaten. Auch im EU-Ausland bestehene ähnliche Formate, wie Factur-X in Frankreich oder FatturaPA in Italien.
Wen betrifft die E-Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnung betrifft jede unternehmerische Tätigkeit im B2B-Bereich, unabhängig von der Unternehmensgröße. Ob Haupt- oder Nebenerwerb, ob Kleinstunternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (§19 UStG), land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§24 UStG) oder gewerbliche Vermieter (§9 UStG) – alle sind gleichermaßen betroffen.
Gibt es Übergangsregeln?
Ja, es gibt Übergangsregeln, die sich jedoch nur auf die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen beziehen, nicht auf deren Empfang. Ab Januar 2025 ist die E-Rechnung das führende Format und ersetzt die Papierrechnung als „übliche“ Form der Rechnung im B2B-Bereich. Das bedeutet, auch Kleinstunternehmen müssen bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Was bedeutet es, E-Rechnungen versenden zu können?
Für Unternehmen, die bereits moderne Methoden nutzen und Rechnungen nicht mehr in Excel oder Word erstellen, stellt der Versand von E-Rechnungen meist kein Problem dar. Nahezu alle Rechnungs- und Warenwirtschaftssoftwares bieten Updates an, um die neuen Vorgaben umzusetzen. Sollte Ihr Unternehmen noch keine Softwarelösung für Rechnungen nutzen, ist es jetzt an der Zeit, eine solche Lösung zu implementieren.
Was bedeutet es, E-Rechnungen empfangen zu können?
Die Herausforderung liegt oft mehr im Empfang als im Versand der E-Rechnungen. Im Wachstumschancengesetz gibt es keine Regelung mehr, dass der Empfänger einer E-Rechnung zustimmen muss. Großunternehmen könnten also zeitnah auf E-Rechnung umstellen, und kleine Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein. E-Rechnungen könnten ohne entsprechende Software nicht lesbar sein und die Ablage dieser Rechnungen muss zudem GoBD-konform erfolgen.
Wo liegen Gefahren beim Empfang von E-Rechnungen?
E-Rechnungen können im Format XRechnung als E-Mail-Anhang oder Download bereitgestellt werden. Ohne entsprechende Buchhaltungssoftware könnten diese Dateien nicht zu lesen sein. Selbst wenn die Rechnung im ZUGFeRD-Format als PDF lesbar wäre, gilt ab 2025 die Regel, dass die elektronische Darstellung Vorrang hat. Darin besteht ein Risiko für die Buchhaltung.
Die Bedeutung von GoBD
Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – gelten auch für Kleinstunternehmen und Selbstständige. Diese müssen ab 2025 eine revisionssichere digitale Ablage der E-Rechnungen sicherstellen.
Brauchen auch Kleinstunternehmen ein DMS?
Ja, ein Dokumenten-Management-System (DMS) wird wichtig, da es eine revisionssichere, digitale Ablage ermöglicht, die den Vorgaben der GoBD entspricht. Das DMS hilft, Dokumente sicher zu speichern und ihre Änderungen zu überwachen, was auf einem normalen (Cloud-)Laufwerk nicht der Fall ist.
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt nicht nur eine Herausforderung dar, sondern bietet auch Chancen zur Digitalisierung und Prozessoptimierung. Beginnen Sie jetzt mit der Integration eines passenden Dokumenten-Management-Systems und der notwendigen Softwarelösungen für Ihre Buchhaltung. Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen und mögliche rechtliche sowie bürokratische Hürden zu vermeiden. Die Zeit bis 2025 bietet Ihnen die Gelegenheit, diese Anpassungen schrittweise vorzunehmen und dadurch dem Digitalisierungsdruck stressfrei gerecht zu werden.
Informieren Sie sich weiter auf den verlinkten Ressourcen-Seiten und ziehen Sie gegebenenfalls Fachleute zu Rate, um den für Ihr Unternehmen besten digitalen Weg zu finden.
Weiterführende Informationen:
https://www.d-velop.de/themen/gobd
https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/gobd/
https://teamdrive.com/wissen/gobd/
Hintergrundinformationen:
https://steuerimgriff.de/ratgeber/gobd/
https://steuerimgriff.de/ratgeber/gobd/verfahrensdokumentation/
https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
https://www.haufe.de/finance/steuern-finanzen/elektronische-rechnung-wird-pflicht/elektronische-rechnung-wird-pflicht_190_628200.html
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